Мы в соцсетях
  • vk
  • fb
  • tw
Рубрика: Программы -

Как вести список дел в бесплатной программе Task Coach?

список дел


Если люди регулярно пользуются компьютером, то постепенно все больше и больше офисных функций возлагают на этого цифрового помощника. Сначала с помощью компьютера подготавливают тексты и таблицы для печати. Затем налаживают в нем электронную переписку. И рано или поздно встает вопрос об использовании программ-органайзеров, в которых можно было бы расписывать задачи для выполнения, выставлять напоминания для них, а также наглядно видеть какие из них завершены, а какие еще предстоит исполнять. В качестве примера использования одной из них мы расскажем, как вести список дел в бесплатной программе Task Coach.

 

Преимущества программы Task Coach

 

 

Из всего многообразия программ-органайзеров программа Task Coach помимо своей бесплатности выделяется рядом особенностей, которых зачастую недостает другим подобным программам. Главное преимущество программы состоит в том, что список дел в этой программе имеет разветвленную древовидную структуру. И ветви этого дерева можно разворачивать и сворачивать, благодаря чему можно учитывать не то что десятки, но даже сотни задач, не путаясь в их разнообразии. Помимо этой разветвленной иерархии в программе есть возможность относить задачи к той или иной категории. При этом категорий можно назначать несколько. Это позволяет производить фильтрацию списка дел, выбирая к показу только задачи из выбранных категорий. Категории тоже хранятся в древовидном виде, и это раскрывает широкие возможности для упорядочивания деловой информации.

 

Каждая отдельная задача в программе Task Coach — это не примитивный элемент, содержащий только текст и дату, а целое хранилище сопутствующей задаче информации. Для каждой задачи при необходимости можно задать не только название и текстовое описание, но и ряд других сведений:

• приоритет задачи;

• даты планового и фактического начала и окончания работ, а также дату напоминания и периодичность повтора задачи;

• перечень предзадач для указанной задачи;

• прогресс выполнения задачи в процентах;

• перечень категорий, к которым относится задача;

• временной и финансовый бюджеты для задачи — т.е. сколько планируется потратить времени на выполнение и какова стоимость произведенных работ. Эта финансовая информация используется для отображения суммы дохода и суммы потраченного времени для тех или иных проектов;

• древовидная структура заметок по задаче;

• временные периоды работы над задачей с указанием точного времени начала и окончания каждого периода;

• список вложений — ссылки на файлы на жестком диске, которые связаны с указанной задачей;

• цветовое оформление задачи в списке дел — используется для визуального разделения задач;

 

Все задачи можно отображать в окне несколькими разными способами:

• в виде дерева задач.

• в виде квадратной карты, где каждая задача представлена в виде прямоугольника, размер которого пропорционален одному из измеряемых атрибутов: либо потраченному времени, либо бюджету, либо приоритету.

• в виде шкалы времени.

• в виде линейного или иерархического календаря.

 

В ряде этих представлений можно включать дополнительный фильтр для отображения или скрытия завершенных, либо неактивных задач. В отличие от онлайн сервисов, все эти возможности программы можно использовать без наличия интернета. А поскольку весь текущий список дел сохраняется в отдельный файл, то его без проблем можно перенести на другой компьютер.

 

Установка и запуск программы

 

 

Скачать программу установки Task Coach можно с официального сайта программы. При наличии платформы портативных программ можно пойти более коротким путем — добавить программу в список портативных приложений. Для этого нужно в списке приложений для загрузки зайти в категорию «Офис» и выбрать строку «Task Coach».

 

Task Coach

 

После скачивания и распаковки архива программа появится в списке доступных приложений. Для ее запуска достаточно щелкнуть мышкой на строке с ее названием.

 

щелкнуть мышкой на строке

 

При запуске появится окошко с советом дня, которое можно закрыть.

 

совет дня

 

После этого можно приступать к процессу работы над списком дел.

 

Добавление задач

 

Чтобы добавить задачу, можно нажать либо кнопку Insert, либо нажать соответствующую кнопку на панели кнопок программы.

 

добавить задачу

 

В появившемся окне следует задать имя новой задачи. В нашем случае это условное имя «Проект 1».

 

имя новой задачи

 

Аналогичным образом добавим еще две таких же задачи с цифрами 2 и 3. В результате мы имеем простой линейный список дел, состоящий из 3-х задач. По умолчанию они неактивны, поэтому подсвечены серым цветом. Чтобы воспользоваться преимуществами программы Task Coach, стоит к задачам добавлять подзадачи. Для этого нужно выбрать мышкой нужную задачу и добавить к ней подэлемент либо нажатием клавиш Ctrl-Insert, либо нажатием кнопки «Новый подэлемент».

 

добавлять подзадачи

 

Таким образом можно добавлять подзадачи к задачам любого уровня вложенности. В нашем случае мы для проектов добавили планируемые мероприятия и несколько заданий по их подготовке.

 

Изменение состояния задач

 

Теперь имея этот разветвленный список задач, можно работать с ними, отмечая какие-то задачи как выполняемые, а какие-то как завершенные. Для этой цели проще всего использовать соответствующие кнопки на панели, выбрав предварительно мышкой одну или даже несколько задач.

 

Изменение состояния задач

 

Активные задачи меняют свой цвет на синий, а выполненные — на зеленый. Когда имеется большое число задач, то удобно применять к ним фильтры, скрывая завершенные, а при необходимости и неактивные задачи. Сделать это можно при помощи трех кнопок на панели.

 

скрыть задачи

 

Благодаря такой фильтрации можно видеть, какие из задач еще не сделаны и приступать к их выполнению.

 

Работа со сроками задач

 

 

В реальной жизни задачам зачастую определяются желаемые сроки выполнения. Если зайти в редактирование любой из задач (дважды нажав на ней левой кнопкой мыши), то во второй вкладке можно задать планируемые дату начала выполнения задачи и срок ее выполнения.

 

задать планируемые дату начала выполнения задачи

 

Наличие даты планового начала влияет на то, что даже если задача неактивна и подсвечена серым цветом, то с наступлением указанной даты задача поменяет свой цвет на розовый. Таким образом Вы сможете обратить внимание на то, что пора приступить к этой задаче. А наличие срока окончания приводит к тому, что при наступлении этого срока задача меняет свой цвет на красный, показывая как бы сигнал тревоги.

 

Также указанные даты появляются в таблице главного окна.

 

пора приступить к этой задаче

 

Благодаря этому по ним можно сортировать задачи, нажимая мышкой на заголовок столбца таблицы.

 

заголовок столбца таблицы

 

При включенном режиме показа списка дел в виде дерева, сортировка упорядочивает между собой задачи, имеющие общую задачу-родителя. Но можно и отключить древовидное отображение, чтобы применить сквозную сортировку. Для этого следует на панели программы в выпадающем меню выбрать пункт «Список».

 

Список

 

В результате в самом верху таблицы расположились наиболее срочные задачи. Таким образом можно приступать к их выполнению в порядке срочности.

 

Настройка отображения

 

Большую гибкость при работе с программой Task Coach дает возможность настраивать список столбцов таблицы. Т.е. вместо стандартных колонок с датами можно поставить колонки с любыми другими атрибутами задач. Сделать это можно, нажав правой кнопкой мыши в строке подписей колонок.

 

Настройка отображения

 

Благодаря этому можно не только увидеть в одном окне нужную информацию, но и сортировать список задач по этим данным, нажимая на заголовки колонок.

 

Другим удобным инструментом является визуальное оформление задач. Если зайти в редактирование задачи, то в последней вкладке «Оформление» можно задать желаемый цвет, шрифты и даже значок для каждой задачи.

 

Оформление Task Coach

 

Примечательно, что задание фонового цвета автоматически меняет фоновый цвет у всех подзадач выбранной задачи. Благодаря этому можно быстро раскрасить все задачи по проектам, и получить более наглядное представление обстоящих дел.

 

фоновый цвет у всех подзадач выбранной задачи

 

Также через пункт меню «Вид / Добавить окно» можно открыть список дел в других видах представления: на временной шкале или в виде квадратной карты. Для нормального отображения на временной шкале нужно чтобы у задач были заданы их четкие сроки. А для квадратной карты необходимо, чтобы у задач был непустым один из измеряемых атрибутов: бюджет, доход, приоритет и т.д. Добавляемые окна можно перетаскивать и располагать удобным образом в окне программы Task Coach.

 

Если для задач назначить различные произвольные категории, то используя окно с иерархией этих категорий можно скрывать задачи, отображая только те из них, которые относятся к отмеченным галочками категориям. В нашем случае мы в качестве категорий для задач задали места их выполнения и привлекаемых людей. И теперь, если выбрать в списке категорий имя «Иван», то в списке задач отобразятся только задачи, в которых это имя фигурирует.

 

сортировка задач

 

При работе с большими проектами, где количество мелких задач исчисляется не только десятками, но и сотнями, использование категорий значительно облегчает работу с таким большим массивом информации. Главное при этом — правильно продумать и прописать их, чтобы это было логично и понятно.

 

В завершение стоит отметить, что редактируемый список задач сохраняется в файл, и последний из открытых файлов автоматически открывается при запуске программы.

 

Выводы

 

С помощью бесплатной программы Task Coach можно организовать ведение списка дел, создавая большие разветвленные структуры из задач и подзадач. Задавая различные состояния задачам можно видеть актуальность работы с ними. Также можно упорядочивать их по срочности, приоритету, прибыли, использовать разное цветовое оформление и отображать задачи в виде временной шкалы или количественной квадратной карты. А благодаря категориям можно эффективно фильтровать содержимое окна с задачами. В результате можно удобным образом вести список всех своих дел, значительно повышая свою организованность и эффективность.

 



 
Понравилась статья!? Получайте новые статьи на свою почту!
Еще из рубрики:
  1. Как записать разговор в Скайпе с помощью программы Pamela Call Recorder?
  2. Как пользоваться Skype - аудио и видеозвонки, общение в чатах, групповые вызовы, демонстрация экрана.
  3. Как настроить Skype (звук и видео)
  4. Фоторедактор Призма - наложение художественных фильтров и эффектов
  5. Как объединить PDF в бесплатной программе PDFsam?