Мы в соцсетях
  • vk
  • facebook
  • twitter
Рубрика: Интернет -

Wrike – оптимизация управления проектами и распределения задач

сервис Wrike

Менеджмент проектов – непростая уникальная наука, где вам пригодятся все ваши навыки успешного выполнения задач, планомерного распределения обязанностей и установки временных рамок для реализации поставленных перед вами и вашей командой миссий. Создать узкоспециализированный сервис для работы с обычными текстами; подготовить рекламный видео-коллаж в качестве визитной карточки для важного официального мероприятия; подготовить промо-ролик маркетинговой кампании на основе презентации в формате *.pptx – управлять задачами онлайн поможет сервис для управления проектами и совместной работы. TFS, Redmine, ToDoList, Microsoft Project – все эти программные средства в той или иной мере позволяют оптимизировать рабочий процесс, подготовить план проекта, равномерно распределить выполнение целей среди участников, но сегодня мы поговорим о новом, качественном и интуитивно понятном комплексе для управления проектами и оптимизации рабочих процессов под названием Wrike.

 

Что такое Wrike и где его скачать?

 

 

Веб версия сервиса Wrike — ссылка.

Android версия — ссылка.

iOS версия — ссылка.

 

Wrike – это унифицированное пространство для работы над проектом, где целая команда или несколько отделов работает совместно над распределенными задачами. Что же делает сервис Wrike таким удобным и логичным?

 

Прежде всего, это комфортный и легко доступный для понимания интерфейс, где все операции осуществляются просто и абсолютно прозрачно. Также стоит отметить возможность создания простого и упорядоченного потока заданий для всего отдела или индивидуальных сотрудников, поддержку механизма drag-and-drop и невероятную гибкость при работе с запросами, интерактивной шкалой распределения рабочего времени, группами, индивидуальными полями и средствами отчетности. Но обо всем по порядку.

 

Как всегда, для полноценной работы с сервисом нам нужно зарегистрироваться. При регистрации предлагается выбрать бизнес-план, который вы хотели бы использовать. Вне зависимости от вашего выбора, 14 дней пользователям предоставляется бесплатно для ознакомления со всеми функциями и возможностями выбранной модели.

 

wrike 14 дней бесплатно

 

Чтобы купить подписку на более продолжительный срок, потребуется сделать инвестиции: для Professional-версии цена месячной подписки составляет 9.80$ в месяц для одного пользователя, Business-версия будет стоить 24.80$ в месяц для одного пользователя. Приобретение Enterprise-модели будет актуально, если вы хотите приобрести лицензию для неограниченного числа пользователей, стоимость же ее будет оговариваться отдельно, в индивидуальном порядке по запросу, поэтому стоит заранее подумать, какой план придется для вашей организации наиболее соответствующим. Ознакомиться со сравнением функциональных возможностей каждой из представленных моделей можно в нижней части страницы расценок.

 

Wrike на русском языке также доступен на главной странице сервиса.

 

Регистрация

 

Зарегистрироваться в Wrike можно буквально в два счета, как обычно указав имя пользователя, логин и пароль для аутентификации. Также на начальном этапе предлагается указать по крайней мере 2-3 участников проекта, которые также смогут подключаться к сервису и выполнять возложенные на них руководителем функции. Сразу же предлагается отправить им на почтовый ящик приглашения, приняв которые они тут же получат доступ к work item’ам.

 

Регистрация wrike

 

После этого администратору будет предложено пройти небольшой виртуальный тур по наиболее важным фишкам Wrike, чтобы даже на первых порах у вас не возникало никаких вопросов или небольшого замешательства из-за разнообразия контролов и средств управления.

 

Wrike экскурс

 

Если вы пока еще не уверены в эффективности и результативности сервиса Wrike, отзывы от таких компаний, как PayPal, SalesForce и HootSuite, которые пользовались услугами данного онлайн-сервиса, тут же переубедят вас в обратном. Отзывы работников о компании Wrike также свидетельствуют о том, что в ней применяются самые современные подходы к управлению работой, которые затем переносятся в продукт.

 

Основные сущности пакета Wrike

 

 

С чем же именно нам предстоит иметь дело в пакете Wrike? 5 основных объектов, с которыми участникам проекта придется взаимодействовать, — это запросы (requests), рабочие процессы (workflow), группы (groups), индивидуальные поля (custom fields) и средства отчетности (reporting). На ознакомление с ними уйдет буквально пару минут, а отклик от этого будет незамедлителен, что тут же положительно скажется на продуктивности и результативности вашей команды. Теперь по каждому из пунктов отдельно.

 

Формы запросов (Requests)

 

Формы запросов предоставляют необходимую для ведения бизнеса структуру путем создания ваших собственных форм. Сгенерировав одну из таких форм в самом начале реализации проекта, вы получите всю необходимую информацию об обязанностях членов команды, после чего те, в свою очередь, смогут легче управлять задачами и осуществлять их приоритизацию, а также это поможет избежать ненужного дублирования данных и повторения одних и тех же бизнес-процессов. В свою очередь, все данные будут видны участникам проекта, как на ладони.

 

Формы запросов

 

Рабочий процесс (workflow)

 

Рабочие процессы позволяют четко разбить выполнение проекта на итерации и присвоить определенной задаче любой статус (к примеру, «В процессе выполнения» или «Выполнено»), что информирует других членов команды о состоянии дел в проекте. Рабочие процессы можно гибко кастомизировать и отладить, что предоставляет широчайшие возможности по отслеживанию статуса выполнения проекта. Workflow можно привязать к любому бизнес-процессу, будь это управление ИТ проектами, ведение маркетинговой акции либо покупка и распространение определенной продукции на рынке.

 

Чтобы работать с workflow, вначале руководителю придется настроить фазы выполнения проекта, которые вы хотели бы видеть у своих задач. Это можно сделать в панели кастомизации.

 

Рабочий процесс

 

После этого всем новым создаваемым задачам будет автоматически присвоен первый статус, настроенный в панели кастомизации. Чтобы изменить статус, щелкните правой кнопкой мыши на названии задачи и выберите соответствующий статус из списка.

 

задачам будет автоматически присвоен первый статус

 

Группы (Groups)

 

Назначение пользователей в группы позволяет отладить распределенный обмен файлами в пределах проекта и процесс общения. Создавая сообщение, вы можете упомянуть в нем о группе, чтобы уведомить всех членов группы о том или ином событии. Также пользоваться группами весьма удобно, когда вы добавляете новых пользователей на проект. Если вам нужно добавить нового юзера, попросту присоедините его к определенной группе, и он автоматически получит доступ ко всем необходимым документам, которые видны и всем остальным членам группы.

 

Группы (Groups)

 

Индивидуальные поля (custom fields)

 

Новые уникальные поля позволяют получать больше информации, наиболее соответствующей вашему бизнесу, в отчетах и средствах визуализации. Вот некоторые примеры индивидуальных полей: Бюджет, Отдел, Клиент, Приоритет, но в действительности ваша фантазия не ограничена, — добавляйте сколько угодно и каких угодно полей, дабы ваша информация отображалась наиболее полно и корректно. Чтобы добавить новое индивидуальное поле, выберите в навигационной панели тот проект, над которым вы в данный момент работаете. Далее перейдите в режим просмотра в виде таблицы, нажав кнопку “Table” сразу же под заголовком проекта.

 

Индивидуальные поля (custom fields)

 

Далее нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу таблицы. Если нужный вам крайний угол не отображается, воспользуйтесь горизонтальным ползунком скроллинга.

 

нажмите кнопку «+

 

Далее введите название нового поля, и после подтверждения операции, выбора типа поля и выбора сущностей для добавления (только папки и проекты; все объекты, включая задачи и подзадачи; только проекты), оно будет добавлено в таблицу со структурой проекта.

 

 

подзадачи

 

задачи wrike

 

все объекты

 

Отчеты (Reporting)

 

 

Отчеты – это средства визуализации данных, позволяющие вам принимать более информированные решения в режиме реального времени. Легкое в использовании средство построения отчетов Wrike предоставит вам возможность быстро визуализировать работу вашей команды и получить нужный вам обратный отклик. Для построения отчета перейдите на вкладку “Reports” в навигационной панели и нажмите на кнопку «Create new report».

 

Create new report

 

Далее выберите тип отчета, который вы хотите построить (на основе проекта либо отдельных задач); исходные данные, на основе которых будет создан отчет (т.е., индивидуальный проект или дискретная задача); фильтры (необязательная опция, которую можно пропустить) и макет (хотите ли вы видеть отчет в виде таблицы или отдельных колонок). Щелкаем кнопку “Save & View” внизу.

 

Save & View

 

Теперь все готово, и вы можете наслаждаться результатом.

 

результаты wrike

 

В заключение хотелось бы сказать несколько слов об интерактивной временной шкале продуктивности реализации проекта. Здесь вы можете воочию увидеть, какие временные рамки были установлены для индивидуальных задач проекта, и насколько загруженной является рабочая неделя в отношении выполнения ваших целей. Рамки исполнения задач можно раздвигать вручную, тем самым быстро корректируя заданные сроки исполнения дискретных задач. Чтобы перейти в этот режим, щелкните на опции отображения результативности выполнения проекта под названием «Timeline».

 

Рамки исполнения задач

 

На этом наш обзор системы управления проектами Wrike подходит к концу. Еще раз хотим отметить, что данное средство является весьма эффективным, и оно даст вам возможность быстро разобраться в приоритетах, загруженности сотрудников в отношении конкретных задач, а также позволит вам принять быстрые и эффективные решения, дабы результат исполнения дискретных целей не заставил себя долго ждать.

 


 
Понравилась статья!? Получайте новые статьи на свою почту!
МАТЕРИАЛЫ ИЗ ЭТОЙ ЖЕ РУБРИКИ:
  1. Хранение файлов в облаке и резервное копирование фото и видео в облако со смартфона (часть 2)
  2. Настройка почты Yandex – подробная инструкция по использованию
  3. Настройка почты Rambler – версия для ПК и для смартфона
  4. Хранение фото в облаке, а также резервное копирование фото и видео на сервер с мобильного - обзор лучших сервисов
  5. Конференция Google I/O 2016 - итоги и ожидания